ซอฟต์แวร์นำเสนอ (Presentation Software)

      เป็นอีกซอฟต์แวร์หนึ่งที่มีการใช้งานอย่างแพร่หลาย ซอฟต์แวร์นำเสนอช่วยให้การนำเสนอทำได้ง่ายสะดวกรวดเร็ว และทำให้การนำเสนอมีความน่าสนใจมากยิ่งขึ้น สามารถแสดงข้อความในลักษณะที่สื่อความได้ง่าย ด้วยเครื่องมือสำเร็จที่ซอฟต์แวร์มีให้ใช้งาน ซอฟต์แวร์นำเสนอสามารถสร้างสไลด์โดยประกอบด้วย ตัวอักษร รูปภาพ กราฟ แผนภูมิ ตาราง ภาพเคลื่อนไหว เสียงและอื่นๆ ซอฟต์แวร์นำเสนอ ทั้งซอฟต์แวร์ชุดปลาดาวหรือซอฟต์แวร์ของไมโครซอฟต์เพาเวอร์พอยต์นั้นมีรูปแบบการใช้งานที่ง่าย ซอฟต์แวร์นำเสนอของชุดปลาดาวสามารถเปิดแฟ้มที่สร้างจากไมโครซอฟต์เพาเวอร์พอยต์มาแก้ไขได้ ซอฟต์แวร์นำเสนอสามารถตกแต่งและนำเสนอสไลด์ด้วยรูปแบบต่างๆ เช่น การใส่และตกแต่งพื้นหลังของสไลด์ วาดภาพโดยใช้เครื่องมือสำเร็จที่ซอฟต์แวร์มีให้ ตกแต่งตัวอักษรและเลือกรูปแบบการแสดงตัวอักษรและสไลด์ ตัวอย่างของซอฟต์แวร์นำเสนอ เช่น ไมโครซอฟต์เพาเวอร์พอยต์ โลตัสฟรีแลนซ์ และ ซอฟต์แวร์นำเสนอของชุดซอฟต์แวร์ปลาดาว เป็นต้น

      การนำเสนอข้อมูลตัวเลข โดยปกติจะอยู่ในรูปของตาราง เป็นแถวและสดมภ์ ซึ่งไม่ใช่วิธีการนำเสนอข้อมูลที่ดี เพราะการนำเสนอข้อมูลในรูปแบบตารางไม่ดึงดูดความสนใจ และตีความข้อมูลตัวเลขได้ลำบากไม่สมบูรณ์ การแปลงข้อมูลตัวเลขให้อยู่ในรูปภาพและแผนภูมิจะเป็นวิธีที่ดีและมีประสิทธิภาพสูง เพราะการนำเสนอข้อมูลด้วยวิธีนี้จะดึงดูดความสนใจสื่อความหมายได้กระจ่างชัด และเข้าใจง่าย ในปัจจุบันนิยมนำข้อมูล มาเขียนเป็นแผนภูมิ หรือนำข้อมูลมาวิเคราะห์คำนวณตัวเลขทางสถิติ ได้ข้อมูลตัวเลขชุดใหม่ แล้วจึงค่อยนำมาสร้างเป็นแผนภูมิ ซึ่งแผนภูมิที่ได้นี้จะนำไปเสนอต่อผู้บริหารระดับสูงเพื่อใช้วางแผนและตัดสินใจ หรืออาจใช้เพื่อนำเสนอบุคคลทั่วไป เพื่อการประชาสัมพันธ์ แผนภูมิทางธุรกิจเพื่อการนำเสนอมักมีการจัดทำขึ้นเป็นพิเศษเพราะจะต้องให้เข้าใจง่าย ดึงดูดความสนใจต่อผู้พบเห็น นักธุรกิจส่วนใหญ่ไม่มีความรู้หรือทักษะในการเลือกชนิดและสร้างแผนภูมิเพื่อการนำเสนอ เพราะแผนภูมิทางธุรกิจมีหลายชนิด เช่น แผนภูมิแท่ง แผนภูมิวงกลม กราฟเส้นตรง ฯลฯ แผนภูมิแต่ละชนิดก็เหมาะสำหรับการนำเสนอที่แตกต่างกัน การเลือกชนิดของแผนภูมิก็เป็นเรื่องสำคัญมากอันหนึ่งที่ชี้บอกข้อมูล ทางออกที่ดีของนักธุรกิจจึงเป็นการแจ้งความต้องการของตน แล้วมอบให้กับแผนกศิลป์ ช่วยเลือกชนิดแล้วสร้างแผนภูมิให้ ในกรณีนี้ค่าใช้จ่ายของการสร้างแผนภูมิจะค่อนข้างสูง และใช้เวลาค่อนข้างนานจึงจะเสร็จ ถึงแม้ว่าเสร็จเรียบร้อยแล้วก็อาจมีการเปลี่ยนแปลงแก้ไขเพิ่มเติม ทำให้ค่าใช้จ่ายสูงขึ้นและใช้เวลายาวนานขึ้นอีก







       ปัจจุบันมีซอฟต์แวร์ทางด้านกราฟิกให้เลือกใช้มาก ซึ่งซอฟต์แวร์เหล่านี้จะเน้นการใช้งานที่ง่ายและสะดวก มีชนิดของแผนภูมิให้เลือกใช้หลายแบบตามความเหมาะสมของข้อมูล การจัดแต่งและการจัดรูปแผนภูมิใหม่สามารถทำได้ง่ายด้วยคำสั่งเพียง ๑ หรือ ๒ คำสั่ง นอกจากนี้ยังสามารถโอนย้ายข้อมูลจากซอฟต์แวร์สำเร็จอื่น เช่น จากระบบฐานข้อมูลและตารางทำงาน มาแสดงแผนภูมิได้ด้วย




      แผนภูมิที่ได้จากซอฟต์แวร์สำเร็จข้างต้นให้ผลของภาพชัดเจน และละเอียดดี ไม่แพ้ภาพของแผนกศิลป์ การสร้างปรับแต่งภาพ ก็สามารถทำได้รวดเร็ว นอกจากนี้ยังสามารถเก็บภาพที่ได้ใส่ไว้ในแผ่นบันทึกในรูปของแฟ้มข้อมูล และนำผลออกทางเครื่องพิมพ์ เครื่องวาดรูป หรือออกเป็นภาพสไลด์ก็ได้ การฝึกใช้ซอฟต์แวร์สำเร็จด้านกราฟิกจะเป็นการตัดบทบาทขั้นตอนของแผนกศิลป์ออกไป หน่วยงาน หรือบริษัทเล็ก ๆ ก็สามารถสร้างงานกราฟิกทางธุรกิจได้เป็นอย่างดีเป็นการประหยัดเงินและเวลาได้มาก ซอฟต์แวร์ด้านกราฟิกแบ่งได้หลายประเภทของการใช้งาน เช่น ทางธุรกิจ ทางการออกแบบ ซอฟต์แวร์กราฟิกทางธุรกิจจะช่วยในงานด้านวิเคราะห์และเสนอข้อมูลในรูปของแผนภูมิโดยสามารถจัดแต่งรูปแผนภูมิเพื่อสวยงามและนำเสนอและจูงใจผู้ชม โดยทั่วไปแล้วซอฟต์แวร์ด้านนี้จะสามารถสร้างแผนภูมิหลักที่สำคัญต่อไปนี้ได้ คือ แผนภูมิแท่ง แผนภูมิแท่งซ้อน แผนภูมิแท่งเหลื่อมทับ แผนภูมิวงกลม แผนภูมิวงกลมแยกส่วน กราฟเส้นตรง แผนภูมิกระจัดกระจาย แผนภูมิพื้นที่ และแผนภูมิสูงต่ำ ในการปรับแต่งรูปแผนภูมิ สามารถกำหนดข้อความ หัวเรื่อง ข้อความอธิบายแกน เลือกขนาด และชุดแบบอักษร เลือกสี และแถบระบายของแท่ง หรือชิ้นส่วนแผนภูมิ และแทรกภาพสัญลักษณ์เข้ารวมในรูปแผนภูมิ นอกจากนี้ในการรับข้อมูลเข้า สามารถเลือกรับจากแผงแป้นอักขระ จากแฟ้มข้อมูล หรือจากโปรแกรมสำเร็จอื่น เช่น รับแฟ้มตารางทำงานมาปรับแต่งแผนภูมิให้ดีขึ้นได้ เพิ่มความสะดวกในการใช้งานกราฟิกเชิงธุรกิจอีกด้วย